이번 포스팅에서는 호텔 세일즈 중 MICE 세일즈가 하는 일에 대해서 알아보고자 한다.
일단 호텔 세일즈가 어떤 일을 하는지 복습!
호텔 세일즈는 뭐 하는 건가요? 1 편 (링크)
호텔 세일즈는 뭐 하는 건가요? 2편 (링크)
세일즈 코디네이터 (링크)
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<MICE 가 무엇인가?>
Meeting
Incentive
Conference/Convention/ Congress
Exhibition
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<MICE 세일즈 Inquiry의 정의?>
큰 틀에서는 세 가지로 분류
- 객실 없이 행사만 -
- 행사 없이 객실 10개 이상 -
- 행사 및 객실 10개 이상 -
호텔 세일즈 구조에서 조금 세분화를 하면 담당하는 사람이 다르다.
*행사 요청만 있을 경우:
- 이벤트 세일즈 팀에서 담당
가끔 객실이 필요하긴 한데, 10개 미만이면 이벤트 세일즈 팀이 객실 예약을 도와주기도 한다
*객실 10개이상/ 행사+ 객실 10개이상 요청 시:
- MICE 세일즈 팀에서 담당
보편적으로 Group 비즈니스 라고 불림/ 한 호텔 세일즈 매니저가 한 고객의 Transient 과 MICE 를 모두 담당하는 경우도 있고, 행사장 규모와 MICE 비즈니스 수요 정도에 따라서, Transient 세일즈 팀, MICE 세일즈 팀을 따로 운영하기도 한다.
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<MICE 세일즈Segment>
Segment 를 분류하는 절대적인 기준은 없지만, 필자 경험을 기준으로 보편적인 경우를 소개하겠다.
#Corporate MICE#
기업에서 행사 담당자가 호텔에 직접 요청하는 경우/
예시: 임원 미팅, 내부 교육, 우수 사원 연수 프로그램, 고객 초청 행사 등
#Agency MICE#
회사나 모임 등에서 여행사를 통해서 견적 의뢰를 할 경우나 회사의 포상 (Incentive) 그룹이나 전시회 참가 (Exhibition) 그룹이 주를 이룬다./ 평균적으로 10% 정도의Commission 요구하는 경우가 많다.
#International MICE#
국제적 MICE 전문 여행사들 (PCO: Professional Conference Organizer)을 통해서 어느 정도 규모 이상의 행사 요청을 하는 경우/ GBT, CWT, BCD Travel 같은 TMC (Travel Management Company) 들도 MICE 담당자가 있고,
Jack Morton, MCI 등이 여러 나라에 사무실을 둔 대표적 국제 MICE 전문 회사들이다./ 요런 회사들도 Commission 요구가 빈번하다.
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<MICE 비즈니스 요청 Follow up>
이메일이나 전화를 통해서 요청 접수
Cvent 및 기타 시스템을 들어오는 요청들도 있는데, 깊이 들어가지 않을 것이기 때문에 생략하도록 하겠음
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세부적인 요구사항 추가 파악
투숙기간, 행사날짜, 투숙객 수, 필요한 객실, 행사 규모 등 기본적인 정보만 알려주는 경우가 많기 때문에 전화나 이메일을 통해서, 객실이나 행사장이 필요한 목적을 파악하며 호텔의 경험을 어필하고, 필요한 셋 업에 따라서 적절한 행사장을 추천할 수 있다. 이 과정에서 견적을 받고 있는 경쟁 호텔이 있는지, 예산은 어느 정도 생각하는지, 행사를 진행할 도시는 확정이 되었는지 (가끔 여러 도시들을 고려하는 요청도 있다), 주요 결정요소 (Decision Making Factor) 는 무엇인지 파악하면 차후 제안서를 보다 맞춤형으로 준비할 수 있다.
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견적 발송 (Proposal)
위에 파악한 요청사항 및 추가정보를 통해서 제안서를 보낸다.
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호텔투어 (Site Inspection)
: 행사 담당자들은 견적을 받은 후 좋은 옵션이라고 생각하는 호텔들을 골라서 (Short list) 직접 방문하여, 보다 나은 결정을 위해 시설물들을 둘러본다.
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협상
가격을 비롯한 포함사항 등에 대한 협의를 진행하여 합의점을 찾는다.
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계약서
주요한 부분들이 상호 동의되면 계약서를 발부하고, 주요 약관들이 고객에게 잘 인지될 수 있도록 다시 확인한다. 이 과정에서는 보통 취소 규정이나, 객실 블록에 대한 유연성과 연계된 Attrition 부분 및 보증금 지불 %에 대한 이야기를 많이 나눈다.
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계약서 사인
계약서에 싸인이 되는 순간 진짜 고객 행사가 호텔에서 진행하기로 확정된다. 시스템 상에도 Definite 으로 변경한다.
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보증금
계약서에 싸인이 되었다고 모든 과정이 끝난 건 아니다. 계약서 상에 명시된 보증금을 잘 받아야지, 호텔 측도 마음 놓고 이 행사를 준비할 수 있다. 전체 행사 금액에 따라서 %는 다르지만, 해외 요청의 경우에는 100프로 선납요청을 하는데, 그 액수는 여러 번 나눠서 낼 수 있게 조치를 하기도 한다.
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Event Planning 팀으로 인계
또 하나의 중요한 단계는 이벤트 Planning 팀으로 인계 하는 것이다. 이벤트 Planning 팀은 계약서에 합의 된 사항이 실제 잘 준비되어 행사가 잘 마칠 수 있도록 하는 역할을 한다 (Logistic 을 담당한다고 표현을 하기도 함).
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행사 당일
계약 완료 후 고객은 Event Planning 담당자와 행사 준비를 주로 하고 현장 연회 담당 지배인들도 있지만, 행사 당일에 MICE 세일즈가 행사장에서 행사 담당자와 인사도 나누고, 중간 피드백도 점검하는 것이 아주 중요하다. 결국 고객은 MICE 세일즈 메니저와 호텔을 믿고 계약을 한 것이고, 그 고객을 케어하는 제스처는 장기적 관점에서 아주 중요하다.
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<MICE 세일즈 팀 조직 구조>
호텔마다 차이가 있지만, MICE 전담 세일즈 팀이 따로 있는 경우에는 아래와 같이 팀이 구성되어 있다. 일반적인 호텔 세일즈 부서 조직과 비슷하지만, 타이틀 뒤에 MICE 가 붙어서 그룹 비즈니스 전담 팀으로 알아볼 수 있다.
Director of Sales (DOS)
Assistant Director of Sales
Sales Manager/ Assistant Sales Manager
Sales Executive
Sales Coordinator
Sales Executive부터 DOS 모두 개개인이 한 그룹 요청을 담당 하지만,
그 규모가 크거나 중요도가 높을수록 높은 직급의 세일즈가 맡는다.
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<MICE 세일즈가 Transient 세일즈와 다른 점>
Transient 세일즈는 얼마나 많은 회사, 고객과의 만남을 통해서 새로운 비즈니스를 창출해 내느냐가 중요하다 보니, 외근이 잦은 반면, MICE 세일즈의 경우, 제안서/ 계약서 및 객실과 행사장 블록 등 호텔 내부에서 해야 하는 일이 많다 보니, 외부 고객 미팅 보다는 사무실에 있는 시간이 더 많다.
어느 나라든지 간에 MICE 산업의 중요성이 대두되고 있는 트렌드이기 때문에, 다양한 종류 (사이즈 및 산업 군)의 그룹 비즈니스 요청을 다뤄 본 MICE 세일즈라면, 여러 호텔에서 찾는 수요가 많다. 한국에서도 MICE 산업 육성이 아주 큰 국정 과제로 분류되고 있어서, MICE 자체의 중요도는 상승하는데, 탄탄한 경험을 가진 호텔 세일즈 지배인들의 가치를 얼마나 인정해 주고 있는지는 의문이 들긴 한다.
워낙 폭 넓은 의미와 역할을 가진 MICE/ MICE 세일즈에 대한 모든 케이스를 포스팅 하나로 정리하기는 무리가 있지만, 기본 개념을 정립하는데 도움이 되었으면 하는 바램이다.
-끝-
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