[멘토링] 호텔에서 이벤트 관련 업무를 하고 싶어요~

안녕하세요 호텔리어 마이크 입니다

.

 

오랜만에 포스팅을 하네요

.

 

 

최근에 몇몇 분들이 페북 페이지 통해서 메시지를 보내주셨는데

,

호텔 내 이벤트 관련 업무를 하고 싶다고 하셔서

,

어떤 세부적인 역할들이 있는지 이야기 해보고자 합니다

.

 

 

 

문의주신 분들 중 호텔 경영학과 재학 중인 분도 있고

,

아직 진로 탐색 중인 고등학생 분들도 있었어요

.

인터넷에서 접하고

,

학교에서 배우는 과정들은 호텔 내 어떤 부서들이 있고

,

어떤 역할을 한다는 것 정도만 명시되어 있는데

,

그 안에서 각 구성원들이 맡고 있는 업무가 어떤지는 실제 알 수가 없죠

.

사실 그 호텔에서 근무해도 개인적인 관심이 없으면

,

타 부서에서 역할 분담이 어떻게 되어 있는지 모르는 경우가 대부분이에요

.

 

 

보통 비즈니스 수요가 많은 도심

5

성 호텔들의 이벤트팀은

(Catering

부서라고도 해요

)

판촉팀

(Sales and Marketing)

에 속해 있죠

.

하지만 제가 일하고 있는 호텔의 경우에는

Director of Event

와

Director of Sales and Marketing

이 동급이고

,

임원진에 포함되어 있어요

.

호텔의 행사장 개수도 많고

(

총

22

개

),

행사장 매출 규모가 작지 않다 보니 나눠서 운영이 되네요

.

 

 

 

* * * * * * * * * * *

 

 

호텔 이벤트 팀이 행사를 유치하고

,

그 행사가 잘 마무리 되는 과정을

3

가지 단계로 요약할 수 있습니다

.

 

(

호텔의 시설이나 조직 구조에 따라서 차이가 있을 수도 있는 점은 참고하세요

)

 

 

 

Event Sales/ Catering Sales

 

호텔 행사장을 판매하는 역할을 합니다

.

 

국내 기업에서 고객 사은 만찬을 기획 한다고 가정을 해 볼게요

.

보통은 마케팅이나 고객 관리 팀에서 이런 행사를 담당할 거에요

.

고객들의 서포트에 감사하는 마음을 표현하는 자리인 만큼

5

성 호텔에서 진행하기로 결정합니다

.

담당자는 이제 어느

5

성 호텔에서 할지 고민을 하고

,

견적도 받아 봐야겠죠

.

 

 

고려하고 있는 호텔들에 아는 세일즈 메니저가 없다고 치면

,

보통 이메일이나 전화를 통해서 견적을 보내주고 협의할 수 있는 호텔측 담당자를 찾습니다

.

그렇게 연결되는 호텔 측 담당자가 이벤트 세일즈 메니저들 이에요.

(

고객과의 직접적인 협상은 메니저들이 하고

,

이벤트 코디네이터들은 제안서 및 계약서 작성 등을 통해 서포트를 하죠

)

 

 

호텔 측에서는 수용 가능한 선에서 기업의 요구를 충족 시켜주기 위해 노력하고

,

견적을 제공하는 역할

.

고객들이 요구하는 사항을 그대로 이행하는 것을 뛰어 넘어서

, 메니저로서 여러 행사를 치르면서 쌓은 노하우 및 

다양한 사례들을 공유하며

,

새로운 아이디어를 역 제안 하기도 한답니다

.

 

Order Taker

가 아닌 진짜 영업을 하는 과정은 참 중요합니다

. 그런 과정이 있어야지만,

 

돈을 쓰는 손님이

"

갑

",

그리고 행사 유치를 위해 경쟁하는 호텔이

"

을

"

의 입장이 아닌

,

비지니스 파트너로서 일을 할 수 있습니다.

(

물론

,

굽히고 들어가야 할 때도 많이 있는 안타까운 현실

...)

 

이 후 여러 번의 협의 과정을 거쳐 계약을 따내는 역할을 하는게 이벤트 세일즈 팀입니다

.

 

 

이 단계에서는 행사 진행을 위한 세부적인 사항들을 고객에게 안내하고

,

견적 제공을 하지만

,

제일 중요한 부분인

,

적합한 행사장과 행사 비용을 주요 논점으로 협의를 합니다

.

 

세부적인 사항에 대한 결정은

Event Planning

팀과 조율해요

.

 

 

 

Event Planning

 

계약이 성사 되었다고 끝이 아니겠죠

?

 

행사가 멋지게 치뤄질 수 있게끔 더욱 디테일한 것들을

(

테이블 장식

,

플레이팅

,

조명, 최종 메뉴 등등등

)

확정해야 해요

.

행사 전체에 대한 비용 및 전반적인 안내를

Event Sales

담당자가 했다면

, Event Planning 

은 그런 것들이 잘 준비 될 수 있도록 행사 당일까지 고객과의 재 점검을 통해서 도움을 주고, 아주 중요한

BO/EO (Banquet Order/ Event Order)

를 작성해서 만찬 준비에 연관된 부서들에게 세부 지침을 전달 하는 역할을 합니다

.

 

*다른 호텔들에서는 이런 업무하는 분들의 직책을 뭐라고 부르는지 궁금하네요.

 

 

Event Planning

담당자는 순수 이벤트 뿐만 아니라 그룹 비지니스

(MICE)

의

Logistic

적인 부분도 담당 합니다

.

 

 

*MICE

세일즈가 뭔지 궁금하시면

"

호텔 세일즈는 뭐하는 건가요?

클릭!

 

 

 

 

Event Service

 

 

 Event Service

팀은 보통 연회부를 지칭합니다

.

 

 

 Event Sales

와

Event Planning

은 이벤트 판촉팀 소속인 것에 반해

,

Event Service (

연회

)

팀은 식음료 부서

(Food and Beverage)

부서에 속해 있습니다

.

서비스의 맨 앞 선에서 행사에 참석한 손님들과 접선 하고

,

식음료를 서빙 하기 때문인 이유도 있지 않을까 싶어요

.

 

 

연회팀은

Event Planning

이 작성한

BO

를 현장에 구현해 내는 역할을 합니다

.

 

""아주 중요한 역할이에요

""

 

그리고 셋업보다 더 중요한 것이 만찬 당일 날 현장에서의 서비스 입니다

.

현장에서 아주 다양한 변수가 일어나기도 하기 때문에

,

분위기와 의도를 연회 메니저들이 잘 파악해서

,

센스있게 해결해 내거나 잘 챙겨주면

,

기업 담당자 입장에서는 아주 마음 편하게 행사를 진행할 수 있어요

.

 

 

 

* * * * * * * * *

 

 

 

성공적인 행사의 진행을 위해서는 윗에 언급된 세개의 톱니 바퀴가 잘 돌아가야 합니다

.

 

이해도 높은 사전 조율을 통해 담당자를 안심 시키고

,

현장에서의 유기적인 서비스를 통해서 만족도를 높일 수 있습니다

.

보통 행사 당일에

Event Sales

와

Event Planning

메니저들이 행사장에 나타나 계약 당사자인 기업 담당자들에게 준비 사항이 괜찮은지, 혹시 애로사항은 없는지 등, 만족도를 체크하고

, 불만사항이나

응급 상황이 있을 시 같이 대처 하는 게 보통입니다

(

응급 상황이나 변수가 없는게 최선이지만요

).

 

가끔 계약만 딱 해 놓고

,

그 이후에 코빼기도 안 보이는 메니저들이 있는데

,

그러면 장기적인 관계를 가지고 가기 쉽지 않아요

.

 

* * * * * * * * *
현 업에 계신 분들은 알고 계실 수도 있지만,
예비 호텔리어들이 이벤트 하나를 위해서 어떤 과정들이 있고, 역할들이 있는지 이해하는데 조금이라도 도움이 되었으면 하는 마음으로 작성해 보았습니다.

 

다른 부서들의 이야기도 차 후에 포스팅 해보도록 하겠습니다

.

 

 

-

끝

-

 

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