[세일즈 포지션] 세일즈 코디네이터

안녕하세요 호텔리어 마이크 입니다.

 

세일즈 업무를 묵묵히 뒤에서 도와주는 세일즈 코디네이터 가 어떤 일을 하는지 소개해 보고자 합니다.

 

**해외 호텔 기준이고 약간의 업무 디테일은 차이가 있는 점 참고하시기 바랍니다.

 

기본 업무들

 

세일즈 메니저들이 호텔 안팎에서 고객 미팅을 하고, Site Inspection/Hotel Tour (한국에서는 룸쇼 라고 하더군요) 를 하며 사무실에 없는 시간이 더 많기 때문에, 간단한 이메일 체크 및 회신 외에, 제안서, 계약서 및 기타 정식 서류업무를 할 시간이 마땅치 않은 경우가 자주 있습니다.

이럴 때, 세일즈 코디네이터가 그런 부분을 도와주는 겁니다.

 

예를 들면;

1) 제가 외근 중일때 손님이 이메일로 객실가격 문의나, 행사장 사용가능여부들을 문의하면, 코디네이터한테 전화를 하거나 이메일을 보내서, 사무실 컴퓨터로 확인을 부탁하는거죠.

2) 또한 제가 고객들과의 접촉에 집중해서 비지니스를 더 가지고 올수 있도록, 제안서나 계약서 초안 작성을 (어떤 호텔은 이메일 Draft 를 작성해 주더군요) 부탁하고, 세일즈 메니저는 그것을 확인 후 고객에게 전송을 하는 것이지요.

3) 기업가격 재계약 시즌에는 기업 프로파일 및 내부 승인 양식도 업데이트 해주고, 기업 출장 계약서 작성 및 특정 회사의 경쟁사 가격을 Shop call 을 통해서 알아봐주기도 합니다.


만다린 오리엔탈 홍콩의 세일즈 지배인들은 기업고객들의 일반 출장과 그룹요청을 다 담당하다보니, 코디네이터도 자연스레 두 가지 업무를 다 하게 되었고,

 

지금 근무하고 있는 그랜드 하얏트 같은 경우에는 MICE 팀이 따로 있어서, Corporate Coordinator 는 현지 계약서 및 일반 출장 관련해서만 서포트를 하고, MICE Coordinator 는 그룹 제안서 및 계약서를 부탁 하죠. 여행사 세일즈를 도와주는 Coordinator 도 따로 있습니다.

전 Corporate sales 팀이지만, 한국시장에 관해서는 FIT, MICE 와 Wholesale 다 담당을 해서, 3명의 Coordinator 한테 도움이 필요한 상황이네요. 사실 이 코디네이터들이 서류 양식 및 대부분의 행정 업무를 빠르게 도와주다 보니, 아파서 안나오거나 휴가라도 길게 간 날이면, 메니저들이 할 일이 많아진답니다. 그래서 코디네이터들이 돌아오면 아주 격하게 반겨주죠!

정말 잘 해줘야하고, 가끔씩 저희가 눈치를 보기도 합니다.

하지만, 한국의 대기업 계열 특1급 호텔 지배인들과 이야기를 나눠보니, 코디네이터가 없어서, 메니저들이 외근 후 회사에 돌아와서, 서류 업무를 시작하기 때문에, 매일이 야근의 연속이라고 합니다. 코디네이터를 고용해서 변화를 시도해보기는 했는데, 뭐가 잘 안되서 다시 예전으로 돌아왔다고 하네요. 왜 코디네이터 시스템이 정착을 못 하는지 이해가 되지는 않지만, 한국에서 일을 해 보지 않았기 때문에 뭐라고 코멘트 하기는 뭐하네요.

 

 

 

메니저로 가는 과정

코디네이터들 중에서도 성향이 두 가지로 나뉘는 것 같아요.

==수동적, 소극적==

- 시키는 일만 한다
- 시키는 일에 대해 세일즈인 으로서의 마인드를 대입 시키지 않는다.
- 상급자들과 대화 나누는 걸 어려워 하고 동급자들만 찾는다
- 고객을 상대하거나 여러 팀원들 앞에서 자기 주장을 펼치는데 쑥쓰러움을 많이 탄다

==능동적, 적극적==

- 시키는 일도 하지만, 그 시킨일은 원래 어떻게 하는게 맞는지에 대한 스스로의 생각이 있어서, 가끔은 세일즈 메니저들에게 의견을 제시하며 되묻는 경우가 빈번하다
- 상하 구분없이 호텔 내 어떤 부류의 사람들과 잘 지낸다.
- 세일즈 메니저가 하는 일에 관심이 많고 알고 싶어하는 욕구가 강하다

당장은 고객을 직접 만나는 일을 하지 않고, 사무실에서의 행정 업무가 대부분이지만 본인이 지속적으로 의지를 표명하고, 적극적이면 나중에 내부에 Field 세일즈 자리가 났을 때 상사들이 우선적으로 고려를 하게 되죠. 보통 코디네이터들이 서포트한 메니저들의 의견도 반영 되기 때문에, 평소에 본인 의지에 대해서 어필을 해야 합니다.

나와 같이 일했던 코디네이터들 중 적극적이었던 친구들은 어떻게든 본인 커리어를 키우고 싶은 욕구가 강한게 보였었고, 지금 Sales Executive/Assistant Sales Manager 를 하고 있어요. 반면 소극적인 친구들은 다음 단계로 가기 위한 연습/실전 기회를 줘도, 스스로 주저하고 피하는 경향이 있네요. 아니면, 특1급 호텔에서 코디네이터로서는 괜찮은데, 필드 세일즈 하기 두려워서, 조금 더 급이 낮은 호텔에서 일을 찾은 경우도 있어요.

코디네이터도 커리어의 과정이기 때문에, 항상 메니저들에게 많이 물어보고 (우리가 배우는 부분도 있지만) 같이 참여하며 간접/직접 경험을 해서 다음 단계를 위한 자신감을 키워가는게 중요하다고 강조하고 싶네요.

 

**공감 꾸욱**

 

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